Det Kgl. Bibliotek har den 24. og 25. maj 2023 afholdt møder i Netværk for lånesamarbejde, hvor et af emnerne var samspillet mellem Cicero, BOB-basen og Det Kgl. Biblioteks Alma-system. Der er identificeret en række problemstillinger, hvor kommunikationen ikke er hensigtsmæssig og kan trænge til revision, og i den forbindelse har flere biblioteker efterspurgt en oversigt over hvilke typer af beskeder, der udveksles og hvad de betyder.
Nedenstående er en liste over de mest udbredte typer af beskeder som sendes fra Alma til Cicero:
‘Will Supply’
Dette er den besked som sendes når långivende bibliotek har modtaget bestillingen. Der er der p.t. nogle uhensigtsmæssige beskeder, som skal justeres.
• The requested item is available and will be delivered as soon as possible (sendes når materialet er disponibelt til levering med det samme)
• Your request will be supplied when an item becomes available, items are due back on unknown date (sendes når materialet allerede er udlånt til et Bibliotek. Dette skal rettes til at indeholde en leveringsdato)
• Your request will be supplied when an item becomes available, items are due back on 06/06/2023. (sendes når materialet p.t. er udlånt til en anden låner)
• Will Supply reason 26, (eller et andet tal), (Dette er en klar fejl og skal rettes til en forståelig klartekst)
Status request
Statisk besked som sendes som svar på en rykker vedrørende den afgivne bestilling.
Denne bliver sendt til långivende bibliotek med en frekvens hver 14. dag, fordi Cicero ikke skifter status på fjernlånsbestillingen, selvom Alma har sendt en ’Will Supply’ besked.
Det vil være hensigtsmæssigt, at svaret fra Alma blev ændret til at være dynamisk og ikke statisk, som det er nu.
‘Rejected the Borrower Request’
Denne besked sendes fra Alma, når Det Kgl. Bibliotek ikke kan opfylde bestillingen.
Det vil sige, at Det Kgl. Bibliotek lukker fjernlånssagen og låntagende bibliotek derfor skal bestille materialet et andet sted.
Her er beskeden i Cicero direkte misvisende
Bestillingen skifter status til ’Find ny lokation’ men samtidig står der i Cicero ’Status: Muligt at forsøge igen’. Dette skal gøres mere entydigt.
‘Rejected the Borrower Request’ på artikler
Der er en speciel variant af dette scenarie, som knytter sig til levering af artikler fra trykte tidsskrifter, lavet som fjernlånsbestillinger i Netpunkt.
Når Det kgl. Bibliotek leverer en PDF med den bestilte artikler, sker det via en email til biblioteket med PDF’en som vedhæftet fil.
Samtidig sker der uheldigvis det, at Cicero modtager en automatisk besked fra Alma udløser et statusskift til ’Find ny lokation’ oftest helt parallelt med at mailen med PDF filen modtages.
Hjemkaldelser
Der er også et behov for at se på, hvordan håndteringen af hjemkaldelser fungerer i samspillet med Cicero og Alma. Lige p.t. vises hjemkaldelser fra Det Kgl. Bibliotek kun som en note i historikken på en fjernlånsbestilling i Cicero. Det udløser ikke noget statusskift.
Det fremadrettede arbejde
Det er blevet besluttet, at der i et samspil mellem KOMBIT, DBC, folkebibliotekerne og Det Kgl. Bibliotek skal findes frem til nogle løsninger på ovenstående problemstillinger. Der er etableret en arbejdsgruppe, som kommer med forslag til løsninger og det indledende arbejde bliver sat i gang før sommerferien.
På vegne af Henrik Haagensen, Det Kgl. Bibliotek
/Trine