Alle materialer skal tilknyttes en materialegruppe. På materialegruppen kan du tilknytte forskellige udlånsprofiler, og til udlånsprofilerne knyttes lånergrupper. En udlånsprofil kan kun oprettes i relation til en materialegruppe, og der skal tilknyttes en lånergruppe til udlånsprofilen. Hvis der ikke knyttes en lånergruppe til en udlånsprofil, gælder udlånsprofilen ikke for nogle lånere.
Oprettelse af materialegrupper
- Tryk på ”Opret materialegruppe”.
- Udfyld navn og evt. forkortelse og beskrivelse.
- Udfyld "Maksimalt antal udlån pr. låner”, hvis der skal være en begrænsning på, hvor mange udlån en låner må have ad gangen for denne materialegruppe. Hvis materialegruppen markeres som ”Må bookes” kan antal udlån ikke begrænses. Lån sat i bero, og lån med ubetalte erstatninger tæller med mod grænsen for udlån. Autoudlån og viderelån begrænses ikke.
- Vælg om materialer i materialegruppen skal kunne bookes:
- Udfyld hvor mange kalenderdage der skal bruges til forberedelse.
- Vælg om der skal være en begrænsning i kalenderdage på, hvor længe et materiale fra materialegruppen kan bookes.
- OBS! Hvis materialegruppen markeres som ”Må bookes”, er det ikke muligt at tillade reservering på tilknyttede udlånsprofiler.
- Under ”Rapportkonfigurationer” er det muligt at konfigurere om:
- Materialer i materialegruppen skal betragtes som midlertidige materialer, typisk for BFI-depoter. Dermed bliver de udeladt fra en del af de rapporter, der sendes til Danmarks Statistik og Slots- og Kulturstyrelsen.
- Materialer i materialegruppen skal betragtes som langtidslån, i forbindelse med autogenererede rapporter til DST og SLKS. I konfigurationen "DST-rapporter: Gruppering af data" under "Admin > Avancerede indstillinger > Diverse" kan du desuden konfigurere, hvordan langtidslån skal vises i rapporterne.
- Tryk ”Gem” for at få adgang til at tilføje udlånsprofiler til materialegruppen.
Tilføj udlånsprofiler
- Tilføj udlånsprofiler til materialegruppen ved at gå til fanen ”Udlånsprofiler” og tryk på "Opret udlånsprofil". Følgende obligatoriske felter skal udfyldes, før du kan trykke på ”Gem”:
- Navn
- Lånergrupper, som udlånsprofilen er gældende for. Dette gøres ved at klikke på og efterfølgende vælge en eller flere lånergrupper i træet. Det er ikke obligatorisk at vælge lånergrupper, men udlånsprofil tages ikke i brug, hvis der ikke er valgt én eller flere lånergrupper.
- Udlånsdage (udlånsperiode) eller Årlig afleveringsdato
- Maksimalt antal fornyelser (antal gange materialet kan fornyes)
- Fornyelsestid i dage (perioden, som udlånsperioden udvides med)
- Regler for lån, fjernlån og reservering vælges til/fra
- Bemærk, hvis der er mindst én udlånsprofil, der tillader at reservere, vil det ikke være muligt, at vælge, at materialegruppen skal kunne bookes.
- Bemærk, hvis der er mindst én udlånsprofil, der tillader at reservere, vil det ikke være muligt, at vælge, at materialegruppen skal kunne bookes.
- I tilfælde af at materialegruppen har flere udlånsprofiler kan udlånsprofilerne prioriteres ved at trække en bestemt række op/ned (drag and drop). En låner, der er med i flere lånergrupper, kan være tilknyttet flere udlånsprofiler på samme materialegruppe. Når en låner låner et materiale, vil den udlånsprofil, der matcher lånerens lånergrupper og har den højeste prioritet, blive aktiveret.
Eksempel på prioritering af udlånsprofiler
I det følgende beskrives et eksempel på oprettelse af lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler, samt hvordan lånergrupper kobles til udlånsprofilerne. Eksemplet tager udgangspunkt i nedenstående lånergrupper, der er placeret i en hierarkisk struktur – bemærk de tre forskellige hierarkier i nedenstående struktur:
- Alle (øverste niveau)
- Biblioteker
- Personer
- Børn
- Voksne
Når du skal sætte prioriteringen af lånergrupperne, anbefales det at sætte det inderste niveau fra lånergruppen som værende prioriteret højest. I eksemplet herunder er ”Voksne” prioriteret som nr. 1, ”Biblioteker” som nr. 2 og ”Alle” som nr. 3.
Tre prioriterede udlånsprofiler i en materialegruppe. Systemet tjekker først, om låneren er i en lånergruppe inden for prioritet 1, dernæst prioritet 2 og til sidst prioritet 3.
Prioriteringen har betydning på følgende måde:
- Når man foretager et udlån, undersøger systemet først, om låneren er i en af lånergrupperne, som er i prioritet nr. 1. Hvis låneren er i den pågældende lånergruppe, træder lånergruppens udlånsprofil i kraft. Hvis låneren ikke er i den pågældende lånergrupper, undersøger systemet, om låneren er i lånergruppen, som er i prioritet nr. 2 osv.
- Hvis en låner ikke er i en lånergruppe, der er prioriteret, kender systemet ikke udlånsreglerne, og materialet kan derfor ikke udlånes. I eksemplet herunder vil en låner placeret i lånergruppen ”Børn” blive påvirket af prioritet nr. 3 med lånergruppen ”Alle”. Hvis denne ikke havde været der, ville det kun være lånere i lånergrupperne ”Voksne” og ”Biblioteker”, der kunne låne materialer.
Det anbefales, at udlånsprofilerne med de mest specifikke lånergrupper prioriteres højest, mens de mere generelle lånerregler prioriteres lavest. Hvis f.eks. udlånsprofilen med ”Alle” var prioriteret højest, ville alle lånere i grupperne ”Voksne” og ”Biblioteker” blive matchet af denne regel.
Bemærk, at hvis du ikke tilføjer lånergruppen ”Alle” på en udlånsprofil i materialegruppen, så kan de tilhørende materialer ikke fjernlånes.